5 kluczowych czynników wpływających na sukces projektu

Projekty, jak wiemy, kończą się różnie. Niektóre odnoszą spektakularny sukces. A za niektórymi ciągną się prześmiewcze historie. Takie są najczęściej opowiadane na firmowych imprezach, podczas przerwy na kawę czy na papierosa. Najczęściej winą za porażkę projektu zostaje obarczony Kierownik Projektu, dlatego też warto znać podstawowe czynniki wpływające na sukces projektu.

Chciałam zaznaczyć, że to moje subiektywne „top 5”. Każda z osób pracujących w projekcie może mieć odmienne zdanie na ten temat. Ponieważ widzi projekt z innej perspektywy. Każdy z nas ma inne doświadczenia dotyczące pracy projektowej i jej specyfiki. Ale poniższe, które wymieniam uważam za najbardziej uniwersalne i istotne. Mam nadzieję, że dla Ciebie będzie to tylko inspiracja. Może warto zastanowić się co przyczyniło się do sukcesu bądź porażki w Twoim projekcie? Co było jego mocną stroną? A czego zabrakło? Albo czego było zbyt dużo?

Żeby nie przedłużać – poniżej wymienionych zostanie pięć kluczowych czynników wpływających na sukces projektu.

1.Dokładna analiza wymagań

„Nie mając przed sobą celu, trudno go osiągnąć”

Paul Arden

Podstawą osiągnięcia tego, co chcesz jest zastanowienie się skąd wychodzisz i dokąd chcesz dotrzeć, czyli co chcesz osiągnąć.

Żodyn, ale to żodyn menedżer projektu, analityk biznesowy czy konsultant nie siedzi w głowie klienta. I nie wie – dopóki nie zapyta – czego ten człowiek, organizacja czy „biznes” tak naprawdę chce i potrzebuje.

Tak na logikę. Jak mamy z sukcesem zakończyć projekt, jeżeli nawet nie wiemy co tym sukcesem ma być i jaki problem ma rozwiązać?

Bardzo popularna grafika, w doskonały sposób obrazuje, jakie czynniki na pewno nie doprowadzą do pozytywnego rezultatu.
Źródło: www.projectcartoon.com 

I tu, cała na biało, wchodzi analiza wymagań rozumiana jako jasna deklaracja tego CO zamierzamy dostarczyć. Jest to proces odkrywania, analizowania, definiowania i dokumentowania wymagań związanych z określonym celem biznesowym.

Za każdym produktem, usługą czy  rezultatem projektu stoki konkretna potrzeba biznesowa. Często brak szczegółowej analizy wymagań prowadzi do sytuacji, w których efekt końcowy znacznie różni się od tego co jest faktycznie potrzebne. A zespół projektowy, pomimo horrendalnego wysiłku, poświęcenia ogromnej ilości czasu oraz innych zasobów, nie jest w stanie zamknąć projektu z sukcesem.

Dokładna i skupiona na potrzebach klienta analiza wymagań, może pomóc nam uniknąć problemów związanych z marnotrawstwem czasu i zasobów. A także ograniczyć spadek motywacji naszych współpracowników. Prowadzi do lepszego zrozumienia potrzeb biznesowych i pomaga rozbić je na szczegółowe, konkretne wymagania, z którymi wszyscy się zgadzają. Ponadto, zmiana koncepcji czy rozwiązanie nieporozumień na etapie analizy jest znacznie szybsze i tańsze niż przy dostarczeniu „gotowego produktu”.

A jeśli nie jesteś przekonany to zastanów się:

Jak się czujesz, gdy po osiągnięciu jakiegoś celu, okazuje się, że to nie jest to czego potrzebuję?

A potem spróbuj wyobrazić sobie jak może czuć się zespół, który odnosi podobną „porażkę”.

Aby ułatwić Ci ten proces, przygotowałam pytania pomocnicze:

1. Jak zareaguje ktoś kto spędził ogromną ilość czasu na dostarczeniu danej funkcjonalności/ produktu cząstkowego tylko po to, żeby dowiedzieć się, że „to jednak nie to”?

2. Jak dostarczenie „nie tego co jest potrzebne” wpłynie na nasz zespół i przyszłą współpracę z nim?

3. Czy zespół nadal będzie chciał współpracować z Project Managerem, który nie zajął się podstawową kwestią – w tym kontekście – zrozumieniem klienta i zdefiniowaniem jego potrzeb?

Oczywiście, że każde doświadczenie jest możliwością rozwoju oraz lekcją. Ale równocześnie łączy się też z czasowym spadkiem motywacji, okresem zagubienia i utratą zaufania do siebie/ innych. A to na pewno utrudnia współpracę i dostarczenie produktu na czas. Po co doprowadzać do takiej sytuacji, skoro można jej dość łatwo uniknąć?

Aby dostać to, czego chcemy, musimy to dokładnie zdefiniować. Dlatego dokładna analiza wymagań jest jednym z kluczowych czynników, od których zależy sukces naszego projektu.

2. Zarządzanie interesariuszami i komunikacja.

„Sami możemy zrobić niewiele, razem tak dużo”

Helen Keller

Drugim czynnikiem, w mojej opinii kluczowym dla doprowadzenia do sukcesu projektu, jest zarządzanie interesariuszami oraz transparenta komunikacja.

Każdy projekt nad którym pracujemy angażuje innych ludzi. Ogromna część projektów, jeśli nie wszystkie, rozpoczyna się od potrzeby. A za tą potrzebą stoi zwykle człowiek lub grupa ludzi, mająca swoje cele, zarówno biznesowe, jak i te personalne. Jest duża szansa, że od niektórych ludzi będziemy zależeć w zakresie kluczowego wsparcia, inwestycji czy innych zasobów.

Zarządzanie interesariuszami to, dla mnie, utrzymywanie „dobrych” relacji z ludźmi, którzy mają największy wpływ na naszą pracę. Przez dobre mam na myśli takie relacje, które pozwalają na efektywną pracę. Nie musimy się lubić, ale wiemy jaki jest wspólny cel, dokąd zmierzamy, czego potrzebujemy i traktujemy się z szacunkiem.

Pomocnym narzędziem, albo raczej podstawą pozwalającą na zarządzanie interesariuszami, jest analiza interesariuszy. Wyjaśnia ona, jak zidentyfikować kluczowe osoby w projekcie oraz jak ocenić ich priorytet, wpływ i zainteresowanie. Jest to podstawa do stworzenia planu zarządzania interesariuszami, a co za tym idzie – komunikacją w projekcie.

Ciekawe jakie według nich byłyby kluczowe czynniki wpływające na sukces projektu 🙂

Komunikacja jest tutaj niezmiernie istotna. Właściwy sposób przekazu informacji może odegrać istotną rolę w utrzymaniu interesariuszy „po naszej stronie” i w po prostu – w projekcie. Dlatego warto zadbać o transparentną komunikację oraz przeanalizować oczekiwania i potrzeby osób współpracujących z nami w projekcie.

Brak przejrzystej i jasnej komunikacji często prowadzi do braku zaufania, a co za tym idzie rozpadu zespołu. W zasadzie to zespół nawet nie będzie w stanie przejść przez kolejne etapy rozwoju grupy np. według modelu Tuckmana. Model ten zakłada cztery fazy (ang. forming, storming, norming, performing). Jeżeli nie zbudujemy w zespole zaufania, na które wpływa transparentna komunikacja, to nie będziemy w stanie przejść np. fazy „docierania”. Konstruktywny konflikt, ale i jego rozwiązanie, wynikają z posiadania zaufania do siebie oraz do zespołu.

Zatem drugim czynnikiem na którym powinniśmy się skupić w projektach jest zarządzanie interesariuszami oraz przejrzysta komunikacja.

3. Proaktywne zarządzanie ryzykiem.

„Weź pod uwagę, że wielka miłość i wielkie osiągnięcia niosą ze sobą wielkie ryzyko”

Dalai LAMA XiV

Kolejnym, już trzecim czynnikiem, który warto wziąć pod uwagę chcąc z sukcesem „dowieźć” projekt jest zarządzanie ryzykiem.

Ryzyko powinno być częścią naszego procesu planowania. Rozpoczynając etap tworzenia planów naszego projektu, jedną z pierwszych rzeczy, o których powinniśmy pomyśleć, jest:

Dobra, to co może pójść nie tak?

Brzmi negatywnie, prawda? A co jeśli zobaczymy to od innej strony..?

Jako działania zapobiegawcze i wyraz naszej proaktywności.

Lepiej?

Dołączmy do tego odwagę i działanie pomimo strachu.

Czy czujesz już ekscytację na samą myśl, że będziesz mógł zagłębić się w proces analizy, co może pójść nie tak? Jak się na to przygotować? Jak sobie z tym poradzę? Jak poradzi sobie nasz zespół? Jaki to będzie miało wpływ na nasz projekt?

Praca projektowa nieuchronnie łączy się z problemami oraz szukaniem strategii ich łagodzenia. Zarządzanie ryzykiem projektu to proces identyfikowania, analizowania, a następnie reagowania na wszelkie ryzyko, które pojawia się w trakcie cyklu życia projektu. Dzięki temu możemy pomóc przedsięwzięciu i zaangażowanym w nie osobom pozostać na dobrej drodze i osiągnąć swój cel.

Jak już wcześniej wspomniałam, zarządzanie ryzykiem nie polega tylko na reagowaniu. Przede wszystkim polega na proaktywnym włączeniu tego obszaru do etapu planowania.

Ryzyko może bardzo łatwo zamienić się na realny problem – zwłaszcza, jeśli o nie odpowiednio nie zadbamy!

Naszym zadaniem powinno być zdefiniowanie ryzyka, które może pojawić się w projekcie oraz ustalenie sposobu kontrolowania go, jeśli faktycznie wystąpi.

Zarządzanie ryzykiem pozwala nam, pozwala organizacjom, pozwala firmom na wstępne przygotowanie się na nieoczekiwane. Pozwala na rozwój strategii radzenia sobie, zminimalizowanie ryzyka i dodatkowych kosztów, zanim to nastąpi. Jak to mówi stara mądrość ludowa „Zawczasu ostrzeżony, na czas uzbrojony”.

Podsumowując, omówiliśmy trzeci czynnik – zarządzanie ryzykiem. Polega ono na identyfikowaniu, analizowaniu, a następnie reagowaniu na wszelkie ryzyko, które pojawia się w trakcie cyklu życia projektu. Ponadto proces ten powinien być aktywną częścią etapu planowania.

4. Odpowiednie nastawienie do zmiany i „zarządzanie” nią

„Przeżywa gatunek nie najmocniejszy, nie najinteligentniejszy ale taki który najlepiej przystosowuje się do zmian”

Charles darwin

Kiedy zobaczyłam ten cytat od razu pomyślałam o tym jak ważne jest odpowiednie przyjmowanie zmian w naszych projektach. W kontekście ostatniego roku pojęcie zmiany, sposób jej przyjmowania, umiejętność adaptacji do niej – jak widać – jest kluczowym czynnikiem decydującym o tym czy przetrwamy. Dla projektów, pojęcie zmiany jest istotnym czynnikiem, o którym powinniśmy myśleć jako o ich naturalnej części, a nie konieczności.

To właśnie definicja projektu, przytoczona poniżej, mówi o zmienności w kontekście czasu i unikalności powstałych wyników.

Projekt to tymczasowe przedsięwzięcie podejmowane w celu wytworzenia unikalnego wyrobu lub dostarczenia unikalnej usługi. Przez tymczasowość należy rozumieć więc, iż każdy projekt ma swój początek i koniec.”

definicja projektu wg PMI (Project Management Institute)

Czy to nie jest właśnie definicja zmiany? Czy nowy produkt bądź usługa nie przynosi firmie zmian – zarówno w kontekście jej funkcjonowania, jaki i ludzi tam pracujących? A co z klientami, którzy korzystają z oferty tej organizacji?

Mądrości Yody dotyczące zmiany, jako jednego z czynników wpływających na sukces projektu.

Zmiana to dla mnie wszystko co na projekty wpływa, prowadzi do przekształcenia zadań czy procesów. Oraz finalnie to co dany projekt dostarcza.

Bo projekt dostarcza zmianę. Więc dlaczego próbujemy założyć, że ta zmiana nie zadzieje się już w trakcie dostarczania danego rezultatu?

Ważną kwestią jest przygotowanie zespołu do ciągłych zmian, do tego, że jest to naturalna część każdego przedsięwzięcia. Dzięki temu łatwiej będzie nam wprowadzać zmiany zaistniałe w wyniku działań klienta czy sił wyższych. Tak aby osiągnąć ogólne cele projektu bez niepotrzebnego napięcia i dużych trudności.

Zatem czwartym czynnikiem jest zarządzanie zmianą. Czyli postawa i kroki, które powinniśmy wykonać, aby zarządzać zmianą w projekcie i zespole, który go wspiera.

5. Wnioski z doświadczeń (z ang. Lessons learned)

5. Doświadczenie jest najlepszym nauczycielem

cyceron

Ostatni czynnik, który zdecydowałam się zaliczyć do kluczowych jest związany z dokumentowaniem naszej przeszłości. A dokładniej lekcji, które wyciągnęliśmy pracując nad projektem.

Umiejętność wyciągania wniosków z naszych porażek, konfliktów czy trudności, które napotkaliśmy stanowi o sukcesie zarówno projektu, jak i naszym własnym. Często zdajemy sobie sprawę jak cenną lekcję odbyliśmy, dopiero kiedy pozwolimy sobie na refleksję nad przeszłymi wydarzeniami.

Powinniśmy udokumentować te wyciągnięte wnioski. Dzięki temu możemy zapewnić przyszłym zespołom projektowym informacje, które mogą zwiększyć ich efektywność. Pozwolą także na wykorzystanie naszego doświadczenia i być może na uniknięcie podobnych błędów.

A u Was „uwielbia” zbierać i dokumentować lessons learned?

Jeżeli jest to możliwe, to przed rozpoczęciem projektu powinniśmy przejrzeć Lessons Learned z innych, podobnych projektów. Może nam to przynieść wiele korzyści. Jeden z najważniejszych ludzi w moim otoczeniu, mój tata, często mówi, że chociaż uczenie się na własnych błędach jest przydatne, to jeszcze bardziej przydatne jest uczenie się na błędach innych ludzi. I w tym właśnie może nam pomóc zapoznanie się z wnioskami wyciągniętymi przez inne zespoły projektowe.

Ostatnim czynnikiem zwiastującym sukces projektu jest zapoznanie się z Lessons Learned oraz dokumentowanie ich w każdym projekcie. Rzeczy, których doświadczamy, są wskazówkami, jak powinniśmy się zmienić i jak powinniśmy się zachować w przyszłości, aby zminimalizować ryzyko porażki.

Podsumowując:

Czynniki wpływające na sukces projektu, według mojej opinii, to:

Czynniki wpływające na sukces projektu – podsumowanie
  • szczegółowa analiza wymagań, która pozwoli nam zdefiniować to, czego potrzebuje klient i co mamy dostarczyć;
  • zarządzanie interesariuszami wraz z transparentną komunikacją, pozwalające na spełnienie ich oczekiwań i zaadresowanie ich potrzeb;
  • zarządzanie ryzykiem, które polega na identyfikowaniu, analizowaniu, a następnie reagowaniu na wszelkie ryzyko, które pojawia się w trakcie cyklu życia projektu i powinno być aktywną częścią procesu planowania;
  • zarządzanie zmianą, rozumiane jako postawa i kroki, które powinniśmy wykonać, aby zarządzać zmianą w projekcie i zespole, który go wspiera;
  • zapoznanie się z Lessons Learned oraz dokumentowanie ich w projekcie, ponieważ są one wskazówkami, jak powinniśmy się zmienić i jak powinniśmy się zachować w przyszłości, aby zminimalizować ryzyko porażki.

I na tym zakończę 🙂 Jeśli chcesz, możesz podzielić się swoim TOP 5 w komentarzu!

Cieszę się, że chcesz być bliżej projektów 🙂

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *