Kickoff meeting – jak się przygotować (+ szablon prezentacji)

Spotkania są nieodłączną częścią projektu. Wszyscy to wiemy. Podczas trwania naszych projektów spędzamy na nich.. dość sporo czasu. Niektórzy mówią, że nie są potrzebne. Przecież większość rzeczy możemy załatwić mailem. No w sumie tak. A jednak tradycja spotkań nadal trwa.

Jednym z takich istotnych spotkań w czasie trwania projektu jest kickoff meeting. Dlaczego?

Czym w ogóle jest kick-off meeting?

Sama nazwa brzmi dość zagadkowo. Ale skoro „meeting”, to już na pewno wiemy, że jest to jakieś spotkanie. Kickoff (albo też kick-off) to po staropolsku – rozpoczęcie, otwarcie lub początek. Stąd już łatwo się domyślić, że kick-off meeting to spotkanie wprowadzające do projektu. Swego rodzaju oficjalna inauguracja. Pierwsze spotkanie zespołu projektowego z klientem lub sponsorem projektu. Jest ono przeprowadzane na początku każdego nowego projektu. A przynajmniej w teorii – powinno być 🙂

Jest to kolejny krok po tym, jak konsultanci i handlowcy przeprowadzili wielogodzinne rozmowy z klientem. Dzięki temu podpisane zostały umowy oraz uzgodniony został wykaz prac (tzw. SOW, czyli Statement of Work), koszty i harmonogram projektu. Oczywiście część z tych dokumentów może być jeszcze w fazie „dopracowywania”, ale nasze cele, wizja i zakres są ogólnie znane i akceptowane.

Dlaczego kickoff meeting jest taki ważny?

Jest to pierwsze formalne spotkanie z naszym klientem bądź sponsorem projektu. Kickoff meeting to bardzo dobra okazja, aby nasz zespół projektowy poznał osoby, z którymi ma współpracować.

Dlaczego piszę o współpracy, a nie pracy dla kogoś? Bo uważam, że to obie strony przyczyniają się do osiągnięcia oczekiwanych wyników projektu. Zadaniem klienta czy sponsora jest jasne sprecyzowanie czego potrzebuje oraz dawanie feedbacku zespołowi. Udział w wyznaczaniu kierunku, w jakim nasze przedsięwzięcie ma zmierzać. A my, jako zespół projektowy, powinniśmy zadbać o zrozumienie celów, wartości oraz oczekiwań klienta. To wszystko tworzy środowisko, które umożliwia osiągnięcie wspólnego sukcesu.

Jak się przygotować i na co warto zwrócić uwagę?

Dobre przygotowanie i odpowiedzenie sobie na klika istotnych pytań może znacząco wpłynąć na nadanie odpowiedniego tonu pozostałej części projektu oraz jego przyszłość. Poniżej przedstawiam kwestie, na które moim zdaniem warto zwrócić uwagę, aby dobrze się przygotować do przeprowadzenia kickoff meetingu.

Jaki jest kontekst projektu?

Czyli, dlaczego ten projekt jest istotny i co sprawia, że jest wart realizacji.

Zdefiniuj czym jest sukces

Jak wygląda ogólna wizja i cel naszego projektu? Jeśli cel został już wcześniej jasno określony to przypomnij go uczestnikom. Czy zarówno po stronie klienta, jak i naszego zespołu, cel ten jest zrozumiały i akceptowany?

Podstawowe kroki, procesy i działania

Gdy już mamy cel, warto podkreślić co należy zrobić, aby osiągnąć sukces.

Przedstaw zespół i role

Wszyscy interesariusze powinni wzajemnie rozumieć jakie są ich obowiązki i odpowiedzialności podczas trwania projektu.

Zaplanuj komunikację

Cały zespół powinien ustanowić efektywne sposoby współpracy i komunikacji. Warto stworzyć plan komunikacji i na jego podstawie wspólnie ustalić podejście do wszystkich przyszłych spotkań, ich formę i częstotliwość.

Pomyśl co może pójść nie tak

Aby zminimalizować potencjalne ryzyko (albo niespodzianki 🙂 – jak kto woli to nazywać) warto zastanowić się nad wszelkimi problemami, jakie mogą się pojawić. A następnie przygotować plan awaryjny w każdym przypadku. I spokojnie przedstawić to klientowi. Zgodnie z mądrością ludową „Zawczasu ostrzeżonyna czas uzbrojony„.

Zadbaj o zaufanie

Pokaż się z najlepszej strony. Wzbudź entuzjazm i zaufanie w kliencie. Zadbaj o odpowiedni poziom zaangażowania i entuzjazmu Twojego zespołu. Przed spotkaniem z klientem warto zbadać nastroje w naszym zespole i pozwolić jego członkom za zaadresowanie ich obaw. A następnie na nie odpowiedzieć. Tak, żeby kickoff z klientem nie był popisem waszych umiejętności aktorskich. To spotkanie to dopiero początek przygody. Warto się do niej pozytywnie nastawić 🙂

Postaraj się o czas na Q&A

Warto zarezerwować trochę czasu na pytania pojawiające się ze strony zespołu lub klienta. Pomogą nam one jeszcze lepiej zrozumieć oczekiwania i potrzeby osób zaangażowanych w projekt. Mogą także pojawić się kwestie, o których nie pomyśleliśmy wcześniej, a które są istotne. Warto dać sobie i innym szansę na ich przedstawienie.

Zapisz kluczowe kwestie

Zadbaj o to, aby podczas spotkania ktoś robił notatki. To bardzo ważne, aby w razie konieczności odpowiednio zaadresować pytania czy wątpliwości interesariuszy. Albo nowe ustalenia, które narodziły się podczas spotkania.

Już kończąc..

Spotkanie początkowe projektu jest zwykle związane w zakończeniem planowania i przejściem do etapu realizacji. Jego główną intencją jest przedstawienie celów projektu, zaangażowanie zespołu i klienta w prace projektowe oraz wprowadzenie ról i odpowiedzialności poszczególnych interesariuszy. Warto dobrze się do niego przygotować i zaopiekować się kwestiami takimi jak oczekiwania, potrzeby klienta czy ryzyko. Przede wszystkim dlatego, aby rozpocząć projekt z odpowiednim nastawieniem. Oraz zbudować podstawy dla autentycznych i opartych na szacunku i zaufaniu relacji z klientem i zespołem.

Na koniec – przygotowałam szablon kickoff meetingu, który możesz znaleźć tutaj, po zapisaniu się do newslettera. Korzystaj!

Cieszę się, że jesteśmy Bliżej Projektów 🙂

.

Jeden komentarz

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *