Jak robić dobre notatki na spotkaniach? (+szablon RAID log’a)

Udane spotkanie to takie, z którego wynikają konkretne działania lub zostają podjęte decyzje o przyszłości naszego projektu. Chyba się ze mną zgodzicie, hm?

Nie wiem ile w Waszym życiu było takich dobrych spotkań. Ja mam doświadczenia dwóch ekstremum – albo częste spotkania i dużo notatek, albo mało spotkań i zero minutek. Pamiętam spotkania w jednym z projektów, do którego zostałam zaangażowana, gdzie.. nikt nie dokumentował jego przebiegu. Co tydzień zespół spotykał się w pokoju dyrektora i w zasadzie.. nic z tego nie wynikało.

Bo jak już wiemy z doświadczenia – to co nie zostanie zapisane, ma bardzo małe prawdopodobieństwo realizacji. Wręcz zerowe. Na moim przykładzie wygląda to mniej więcej tak – jak wrzucę coś do kalendarza, Trello, odnotuję „istnienie” danego działania – to je wykonam. Nawet nie zastanawiam się wtedy nad motywacją. Po prostu wiem, że.. to konieczne i istotne. W końcu po coś to zapisałam.

Dlaczego notatki są ważne?

Ale wcześniej wyjaśnię, że notatki często nazywane są minutkami. Od staropolskiego meeting minutes. W wolnym tłumaczeniu to będzie „protokół ze spotkania”, ale to brzmi dość poważnie. Dlatego warto zapamiętać, że jak ktoś poprosi Was o zrobienie minutek, to na pewno nie ma na myśli zaparzenia herbaty dla uczestników. Ale właśnie notatki ze spotkania 😉

Jak już wspomniałam, to co zapisane, ma większe prawdopodobieństwo realizacji. A przynajmniej w projekcie. Bo to realnie zaczyna istnieć. Pojawia się konieczność działania, podjęcia decyzji czy zaopiekowania się np. ryzykiem.

Skutkiem dokumentowania przebiegu spotkania, jest również możliwość identyfikacji odpowiedniej osoby, która została wyznaczona do realizacji zadania. A to rodzi odpowiedzialność. Poczucie ownership’u, jak to się ładnie nazywa w naszych korporacjach. Czyli tego, że się niejako „posiada”, jest właścicielem danego zadania czy procesu. I ma wpływ na działanie firmy.

Ale faktycznie coś w tym jest. Gdy wiesz, że Twoje działania bezpośrednio przekładają się na działanie danej firmy, zdasz sobie sprawę, że przyczyniasz się do jej rozwoju czy osiągnięcia celów to.. bardziej się starasz. To tak jak w życiu. Czujesz się winny i nic nie możesz z tym zrobić, bo to dotyczy przeszłości. Albo czujesz się odpowiedzialny za swoje życie i nadajesz mu kierunek. Sens. I działasz, bo to coś co możesz zrobić teraz. Ale to temat na osobny wpis 🙂

Wracając do notatek. Pozwalają nam one też na określenie terminu realizacji zadania. Termin ten powinien być ustalony wspólnie z osobą czy zespołem odpowiedzialnym za zadanie. Pewnie, że można go narzucić. Ale, jako np. kierownik projektu, nie widzimy „pełnego obrazu”. Zadania z pełnej perspektywy. Ryzyk, które będą z nim związane. Technologii jakiej musimy użyć. Dlatego tak bardzo zachęcam do wspólnych ustaleń. W końcu jesteśmy zespołem, nie?

Dodatkowo, możemy nasze notatki wrzucić do bazy czy archiwum i śledzić postępy. Mamy dzięki temu punkt odniesienia, który pozwala na analizę tego w jakim tempie realizowane jest zadanie. I już mamy jakieś porównanie na przyszłość, co pozwoli nam też negocjować z np. zewnętrznymi dostawcami czas i inne zasoby potrzebne do wykonania zadania.

Co mam na myśli pisząc „dobre notatki”?

Dobre notatki, to dla mnie takie, które przynoszą wartość osobom, które z nich korzystają. Więc musi się na nie składać kilka czynników. Moim zdaniem są to:

  • Klarowna struktura, czyli po prostu pisanie ich np. w punktach, a nie zdanie po zdaniu. Bo po prostu ciężko się je czyta. A jak się ciężko czyta, to nasz mózg.. je po prostu zignoruje.
  • Najważniejsze informacje, czyli nie zapisujemy wszystkiego, tylko kluczowe akcje czy podjęte decyzje. Albo sprawy, których nie możemy teraz zaadresować, ale wiadomo, że w przyszłości wypłyną.
  • Osoby, które uczestniczą/ interesariusze. Bo zawsze warto wiedzieć kto był na spotkaniu. Albo która osoba wspomniała, że się czymś zajmie. Kto się interesuje projektem. Bardzo często niektórzy interesariusze to takie „widmo”. Niby są w projekcie, ale w zasadzie.. To nie angażują się zupełnie. Warto się zastanowić nad powodami, jakie stoją za zachowaniem tej osoby. Może ma za mało czasu? Może jest zbyt przytłoczona obowiązkami? A może, po prostu, nie chce tego projektu wspierać? Niezależnie od odpowiedzi, warto wiedzieć na czym stoimy, by w przyszłości nie wynikły z tego problemy.
  • Akcje, decyzje, ryzyka, problemy.. Wiem, powtarzam się. Ale na ich podstawie, możemy sobie stworzyć RAID log’a (Risks, Actions, Issues, Decisions) i dzięki temu śledzić wszystkie działania, które wpływają na projekt. Link do szablonu takiego RAID loga znajdziecie tu. Po zapisaniu się na newsletter (pod wpisem jest okienko) dostaniecie hasło do strony.

Jak zrobić dobre notatki?

Dotarliśmy do punktu, w którym przedstawię Wam ścieżkę, która pomogła mi na początkowych etapach nauki tworzenia notatek. Składają się na nią 3 etapy.

Przed spotkaniem

Sprawa jest dość prosta, jeśli spotkania już trwają i ktoś regularnie tworzy minutki. Zidentyfikuj osobę, która ostatnio robiła notatki i poproś o dostęp do nich.

Następnie zapoznaj się z nimi i podkreśl sobie nowe, nieznane pojęcia. I albo pogadaj z osobą odpowiedzialną za notatki, żeby zrozumieć o co chodzi, albo wygoogluj kluczowe frazy. Spróbuj zrozumieć ogólny kontekst.

Jeśli nie wiesz nadal o co chodzi, to serio – idź i porozmawiaj z osobami, które w tych spotkaniach biorą udział. Jasne, nie trzeba zaraz iść do jakiegoś dyrektora czy menedżera. Ale myślę, że któryś z PM’ów będzie w stanie wytłumaczyć Ci o co chodzi.

W trakcie spotkania

Moja jedyna rada to: Nie zapisuj wszystkiego. Serio. Niektórzy będą „coś mówić, żeby tylko mówić”. Jeśli uczestniczysz w spotkaniach, to wiesz co mam na myśli.

Skup się na działaniach – kluczowe akcje, decyzje, tematy, które się pojawiły, i „mają zostać omówione w przyszłości”, ryzyka czy problemy. To jest dla nas istotne.

Po spotkaniu

Na pewno będzie osoba, która pomoże Ci na początku się wdrożyć. Dlatego wyślij jej notatki do korekty przed wysłaniem do wszystkich osób, które były na spotkaniu lub są na liście adresatów.

Jeśli będzie to konieczne, bo nie udało Ci się wszystkiego zanotować to zidentyfikuj osoby, które się wypowiadały. I zapytaj czy nie chcą czegoś dodać.

I najważniejsze: zbieraj swoje notatki np. w RAID Logu (szablon znajdziesz tu, po zapisie na newsletter – okienko jest pod wpisem).

Aaa.. no i wyślij te notatki do grupy docelowej, gdy już będą gotowe 🙂

To wcale nie trwa tak długo jak się wydaje!

Wiem, że może trochę przerażać, ale zwykle to jest kwestia kilku maili i ewentualnie spotkania z osobą, która wprowadzi Cię w szczegóły projektu.

Pamiętaj, że to co zapisane, ma większe prawdopodobieństwo realizacji.

Dzięki zapisywaniu masz możliwość identyfikacji odpowiedniej osoby, która została wyznaczona do realizacji zadania.

Notatki pozwalają nam na określenie terminu realizacji zadania.

Dodatkowo, dzięki przechowywaniu ich w bazie, możemy śledzić postępy. Mamy dzięki temu punkt odniesienia, który pozwala na analizę tego w jakim tempie realizowane jest zadanie.

Cieszę się, że jesteśmy Bliżej Projektów 🙂

PS – Jeśli chcesz pobrać szablon RAID log’a to zapraszam do newslettera.

.

2 komentarze

  1. Po zapisaniu się i potwierdzeniu adresu, mailem z hasłem niestety nie przychodzi.

    1. Author

      Hej Olgierd,

      A sprawdziłeś w spamie? 🙂

      Pozdrawiam serdecznie,
      Beata

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *