Po co nam zarządzanie projektami?

Zarządzanie projektami, a dokładniej znajomość odpowiednich procesów i dobrych praktyk, ułatwia nam koordynowanie i wspieranie inicjatyw podejmowanych w naszych organizacjach. A w rezultacie dostarczanie oczekiwanych wyników, w postaci produktów czy usług. Ale czym to właściwie jest? I co nam daje zarządzanie projektami?

Czym właściwie jest zarządzanie projektami?

Zarządzanie projektem to wykorzystywanie wszelkiej wiedzy, umiejętności, narzędzi oraz metod w codziennych działaniach związanych z projektem. A celem tych działań ma być spełnienie wymagań i założeń projektowych.

Dzięki odpowiedniej koordynacji i integracji procesów służących do zarządzania projektem możliwe jest dostarczenie rezultatów czy produktów projektu, przynoszących wartość naszemu klientowi.

O jakich procesach mówię?

Mówię o dobrych praktykach, które oferuje nam PMBOK. W Przewodniku o Kanonie wiedzy o Zarządzaniu Projektami jest aż 49 procesów realizowanych w cyklu życia projektu. Podzielono je na 5 grup, które są następujące:

  • Grupa procesów rozpoczęcia, które realizowane są po to, aby określić nowy projekt lub nową fazę istniejącego projektu poprzez uzyskanie odpowiednich pozwoleń i zatwierdzeń. Do tej grupy należą tylko 2 procesy, czyli Opracowanie Karty Projektu i Identyfikacja Interesariuszy.
  • Grupę Procesów Planowania, które są konieczne do zdefiniowania zakresu projektu, sprecyzowania jego celów oraz określenia kluczowych działań, niezbędnych do osiągnięcia celów, dla których projekt został powołany. Jest to zdecydowanie największa grupa, która zawiera takie procesy jak Planowanie Zarządzania Zakresem czy Planowanie Zarządzania Ryzykiem.
  • Grupę Procesów Realizacji, które ułatwiają wykonanie zadań wyznaczonych w planie zarządzania projektem i realizują wymagania postawione przez projektem. I tutaj mamy np. Zarządzanie Zespołem czy Zarządzanie Komunikacją.
  • Grupę Procesów Monitorowania i Kontroli, niezbędnych do badania postępów prac, przeglądu i adaptacji działań, tak aby projekt był wydajny i przynosił wymagane rezultaty. Są one również konieczne do identyfikowania obszarów, które wymagają zmiany oraz wprowadzania tych zmian do planu. Przykładem może być proces Monitorowanie Ryzyk lub Kontrolowanie Kosztów.
  • Grupy Procesów Zakończenia, które pozwalają na formalne zakończenie projektu bądź fazy. Do tej grupy należy tylko jeden proces zwany Zamykaniem Projektu lub Etapu.

I te grupy, a raczej procesy w tych grupach przenikają się wzajemnie. Co oznacza, że połączone są przez wejścia i rezultaty. Rezultat jednego procesu może być wejściem do kolejnego, niekoniecznie z tej samej grupy.

Struktura każdego procesu wygląda mniej więcej tak jak na poniższym rysunku. Mamy jedno lub kilka wejść, które dzięki odpowiednim metodom i narzędziom, umożliwiają wytworzenie rezultatów.

Przykład procesu, który zawiera wejścia, narzędzia, metody i rezultaty.

I co najważniejsze: PMBOK nie zmusza nas do korzystania i wdrażania wszystkich procesów. Jest zbiorem dobrych praktyk i narzędzi, dzięki którym możemy stworzyć własną metodę, dostosowaną do naszego projektu. Wybór procesów zależy od nas i naszego zespołu (w praktyce trzeba również wziąć pod uwagę firmowe standardy :)).

Rozważmy przykładowy proces, czyli Opracowywanie Karty Projektu.

Naszymi wejściami będą liczne dokumenty biznesowe oraz umowy. Dodatkowo, powinniśmy wziąć pod czynniki środowiskowe (takie, na które nie mamy wpływu, są poza naszą kontrolą np. kultura organizacyjna, oprogramowanie lub warunki rynkowe) oraz standardy, procesy i inne kluczowe aktywa organizacji, w której realizujemy projekt.

Jako narzędzia wykorzystamy:

  • opinie ekspertów,
  • różne metody zbierania danych np. burze mózgów czy wywiady,
  • umiejętności interpersonalne i zespołowe, takie jak facylitacja czy zarządzanie konfliktami,
  • oraz spotkania z kluczowymi interesariuszami.

Rezultatem tego procesu będzie Karta Projektu, zawierająca ogólne informacje o projekcie i jego celach. Dodatkowo, produktem będzie również Dziennik założeń, definiujące podstawowe założenia i ograniczenia, zidentyfikowane jeszcze przed rozpoczęciem projektu.

Ale po co nam to wszystko?

A po to, że efektywne zarządzanie projektami pomaga nam, naszym zespołom czy całej organizacji w osiąganiu celów biznesowych. Za tymi celami, zawsze stoją jakieś oczekiwania, a za oczekiwaniami ludzie. W projekcie nazwiemy ich interesariuszami. Ich zadowolenie, spełnienie ich wymagań, przyczynia się do zaklasyfikowania projektu jako udanego.

Dzięki dobrym praktykom i procesom projekty mogą być bardziej przewidywalne, a co za tym idzie – zmniejszymy poziom stresu w naszym codziennym życiu. Wiemy jak coś zrobić. Wiemy, gdzie szukać. Ktoś już był w podobnej sytuacji i znalazł na to receptę. Nie zawsze opłaca się wymyślać koło od nowa.

Mówią, że pożytecznie jest umieć uczyć się na własnych błędach, o ile przyjemniej jednak jest uczyć się na cudzych.

Agnieszka Lisak

Zarządzanie projektami rozwiązuje problemy czy zagadnienia, które wcześniej były dla nas skomplikowane. Wpływają na naszą codzienną pracę. Przykładowo, dzięki umiejętnemu zarządzaniu ryzykiem, nie musimy już gasić pożarów. Bo możemy im zapobiegać wcześniej. Albo minimalizować ich zasięg. Zamiast wzywania straży pożarnej w postaci sponsora czy innego organu zarządzającego, trzymamy w ręku gaśnicę. I jesteśmy w stanie, samodzielnie czy w małym gronie osób, ten problem rozwiązać.

Zarządzanie projektami pomaga również w szybszej identyfikacji projektów, które „nie rokują”. Już na etapie wstępnej analizy wymagań możemy sprawdzić czy nasz pomysł ma jakąkolwiek wartość. Wprowadzenie odpowiednich procesów, jest czasem ratunkiem dla projektów, w których panuje chaos i bałagan.

Dodatkowo, zarządzanie projektami pozwala na rozsądne dysponowanie zasobami organizacji. I wiem, że w projektach często ludzi nazywa się „zasobem”, ale ja nie jestem zwolennikiem tego określenia. Zarządzanie projektami pomaga nam w budowaniu struktury organizacyjnej, zidentyfikowaniu „kto jest kim”. O ile łatwiej pracuje się w projekcie, gdy masz pojęcie na temat tego kto i za co jest odpowiedzialny. Do kogo powinieneś się zwrócić.

I ostatnie, to zarządzanie projektami pomaga nam skutecznie wprowadzać zmiany. Zapewnia narzędzia, metody, procesy, reguły postępowania, które są pomocne przy wprowadzaniu nowego. Bo coś nowego często rodzi opór. Pomyślmy jak często nam samym trudno jest wprowadzić nowe nawyki. Albo zastąpić szkodliwe zachowania, takimi, które nas wspierają. Do tego potrzebujemy czasem wsparcia. Kogoś kto pokaże nam, że da się to zrobić. I pokaże jak.

Ale to do nas należy decyzja czy z tego skorzystamy, czy nie. My decydujemy o tym czy będziemy realizować projekt korzystając z rad doświadczonych praktyków czy zaczynamy kompletnie nieprzygotowani. To w końcu od nas, naszych decyzji, zależy czy projekt ma jakiekolwiek szanse na sukces czy nie. Może warto czasem dać sobie pomóc, hm?

Dziękuję, że chcesz być Bliżej Projektów 😉

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *