Analiza interesariuszy krok po kroku (+szablon)

Projekty nieuchronnie wiążą się z relacjami. Potrzebujemy wiedzieć kogo mamy w projekcie, jaki jaki jest jego wpływ, jak bardzo nam sprzyja, bądź jak może nam utrudnić doprowadzanie go do sukcesu. Analiza interesariuszy to swego rodzaju badanie relacji w projekcie. Zastanawianie się nad potrzebami osób lub grup, jakie nasz projekt powinien spełniać. Więc jak się do tego zabrać?

Kim w ogóle są interesariusze?

Najprościej będzie przytoczyć definicję z PMBOK’a, która brzmi:

„Interesariusz to osoba, grupa lub organizacja, która może wpływać na decyzje, działania, rezultaty projektu lub decyzje, działania, rezultaty mogą wpływać na nią, lub może uważać, że te aspekty wpływają na nią”

– PMBOK Guide, wydanie 6

Czyli, interesariusz to niekoniecznie jednostka. Pod tym pojęciem kryje się również grupa. Przykładem może być np. PMO, czyli biuro zarządzania projektami, które może zrzeszać zarówno jedną osobą, jak i kilka. Jednakże nasz projekt będzie miał mniej więcej taki sam wpływ na Zosię, jak i Kasię, które pracują w PMO.

Oczywiście trochę generalizuję, ale pomyślcie jak trudne i czasochłonne byłoby określenie wpływu projektu na każdą jednostkę. Czasami projekt angażuje i wpływa na tysiące osób. Dlatego w tym momencie generalizacja jest jak najbardziej uzasadniona. W innym wypadku nie udałoby nam się w ogóle rozpocząć projektu, ze względu na zbytnią szczegółowość wykonywanych analiz. A to dopiero etap rozpoczęcia bądź planowania projektu.

Ponadto, interesariusze to nie tylko osoby, które mogą wpływać na to co się dzieje w projekcie, takie jak sponsor, kierownik projektu czy członkowie zespołu. To także osoby, na które ten projekt ma wpływ bądź uważają, że będzie miał. Doskonałym przykładem są tutaj kierownicy innych projektów prowadzonych równolegle w tej samej firmie. Jeden z projektów może wpływać na inny (ale nie musi) poprzez np. przenoszenie członków zespołów między projektami. Potencjalnie może się to wydarzyć, dlatego np. inny kierownik projektu może uważać, że nasz projekt będzie wpływał na jego działania. I wtedy również jest interesariuszem naszego projektu.

Czym jest analiza interesariuszy?

Pod pojęciem analizy kryje się identyfikacja interesariuszy oraz badanie i dokumentowanie kluczowych informacji dotyczących ich zainteresowania projektem, zaangażowania, wzajemnych zależności, oddziaływań oraz potencjalnego wpływu na sukces projektu.

Czyli najprościej rzecz ujmując to swego rodzaju analiza tego kogo mamy w projekcie, jaki jaki jest jego wpływ, jak bardzo nam sprzyja, bądź jak może nam utrudnić doprowadzanie go do sukcesu. Swego rodzaju badanie relacji w projekcie. Zastanawianie się nad potrzebami osób lub grup, jakie nasz projekt powinien spełniać.

To nie jest jakaś odklejona od rzeczywistości sprawa, którą powinniśmy bagatelizować. Możemy to porównać do np. rozpoczęcia nowej pracy. My jako nowa osoba przychodząca do firmy będziemy mieć wpływ na osoby już tam pracujące. Z kolei, te inne osoby, będą na nas oddziaływać w konkretny sposób, wpływając na nasze samopoczucie, a co za tym idzie na np. nasze relacje rodzinne. Możemy sobie wmawiać, że nas to nie dotyczy, ale ile razy wychodzicie z pracy czy jakiegoś spotkania na tyle zmęczeni, że Wasze plany spotkania z rodziną czy przyjaciółmi zostają zmienione, bo.. po prostu musicie odpocząć. Złapać oddech. Albo spotykacie się z bliskimi, ale Wasze myśli zaprzątnięte są czymś zupełnie innym i nie możecie ich wysłuchać tak, jak na to zasługują.

No więc różne osoby, czy grupy, a dokładniej relacje w projekcie również będą miały ogromny wpływ na jego przyszły sukces. Bądź przyczynią się do porażki, jeśli odpowiednio o nie nie zadbamy.

Powtarzam się, wiem, ale warto to udokumentować. Poza tym „na papierze” łatwiej jest nam popracować nad taką analizą, i jesteśmy pewni, że nie zapomnimy o naszych wnioskach. Dodatkowo, mamy możliwość monitorowania zmian, jakie zachodzą we wzajemnych oddziaływaniach oraz jak zmienia się zaangażowanie poszczególnych grup lub osób. To może być dla nas sygnał, że wszystko idzie w dobrym kierunku. Albo wręcz przeciwnie – lampka ostrzegawcza informująca nas o tym, że coś.. przestało działać.

Znaczenie analizy dla projektów, czyli..

..po co nam ta analiza?

Pierwszy argument jaki mi się nasuwa to to, że po prostu warto wiedzieć z kim będziesz miał do czynienia w przyszłości.

Ale nie tylko to. Drugą, nie mniej istotną sprawą jest zrozumienie, jaki wpływ ta osoba czy grupa będzie miała na nasze przedsięwzięcie. Dzięki temu jesteśmy w stanie przygotować strategię postępowania wobec naszych interesariuszy.

Pomocne mogą być tutaj takie narzędzia jak macierz wpływu i zainteresowania, dzięki której możemy podzielić naszych interesariuszy na konkretne zespoły. Istnieje szereg wariacji tej metody np. macierz zaangażowania i kontroli jaką ma dana grupa, czy możliwości wprowadzania zmian. Myślę, że specyfika naszej analizy musi odnosić się do konkretnego projektu i tego jakie czynniki dla niego będą kluczowe. Poniżej przedstawiam podstawową wersję macierzy wpływu i zainteresowania.

Interesariusze projektu są dla nas źródłem cennych informacji dotyczących projektu. Jeżeli będziemy odpowiednio o nich dbać, poprzez np. dostarczanie im tego czego potrzebują – czy to rezultatów, czy regularnych raportów z postępów prac, będziemy mogli liczyć na ich wsparcie. A to na pewno wpłynie na przyszłość naszego przedsięwzięcia.

Co na to PMBOK Guide?

Project Management Body of Knowledge wyróżnia cztery podstawowe procesy związane z obszarem zarządzania interesariuszami (PMBOK Guide, wyd. 6, 2019):

  1. Identyfikacja Interesariuszy
  2. Planowanie Zaangażowania Interesariuszy
  3. Zarządzanie Zangażowaniem Interesariuszy
  4. Monitorowanie Zaangażowania Interesariuszy

Każdy z nich składa się z odpowiednich wejść np. dokumentów projektowych, czy planu zarządzania projektem. Ponadto, PMBOK Guide opisuje odpowiednie narzędzia ułatwiające pracę nad procesami związanymi z zaangażowaniem interesariuszy. Jeśli nigdy nie mieliście w ręce PMBOK’a to możecie się zdziwić, że np. umiejętności komunikacyjne, interpersonalne czy spotkania, też uważane są na narzędzia i metody. Krótki i zwięzły opis każdego z procesów, wraz z wejściami, narzędziami i wyjściami można znaleźć tutaj.

W sumie PMBOK, im bardziej się w niego zagłębiam, tym bardziej wydaje mi się.. prosty i logiczny. Coraz bardziej utożsamiam go ze zbiorem sugestii i podpowiedzi jak coś zrobić. Bardziej czymś co wspiera, a nie narzuca jak mamy wykonać dany proces. O ile w ogóle zdecydujemy się go wykonać 😉

To jak przeprowadzić analizę interesariuszy?

1. Identyfikacja, podział na grupy i określenie momentu zaangażowania

Analizę interesariuszy warto rozpocząć od ich identyfikacji. Nie musimy ich identyfikować sami! Warto tutaj zorganizować „burzę mózgów” w gronie naszego zespołu. Będziemy mieć więcej perspektyw, więcej informacji, które możemy wziąć pod uwagę.

Po zidentyfikowaniu wszystkich interesariuszy, nadszedł czas na ich podział na wybrane kategorie. Tutaj możemy ich rozróżniać, w zależności od:

  • działu czy stanowisk jakie obejmują,
  • ich nastawienia do zmian czy konkretnie – naszego projektu,
  • wpływu, jaki mają na nasz projekt,
  • zainteresowania naszym projektem,
  • lokalizacji w jakiej się znajdują (to będzie miało wpływ na formę komunikacji jakiej będziemy w przyszłości używać),
  • innych kategorii, które są kluczowe dla Waszego projektu.

Po wykonaniu powyższych kroków, warto określić, w którym momencie zaangażowani zostaną nasi interesariusze.

Nie wszystkie osoby będą zaangażowane na takim samym poziomie, przez cały cykl życia projektu. Przykładowo, pomysłodawcy projektu będą zaangażowani w bardzo dużym stopniu w początkowych etapach projektu np. rozpoczęcie czy organizacja i przygotowanie projektu. Jednak na etapie realizacji (czy prac nad projektem), warto przede wszystkim zająć się osobami, które wspierają projekt swoimi działaniami, aktywnie w nim uczestnicząc. Warto jednak dbać o wymienione grupy i ich zadowolenie. Oraz włączać je do projektu już od początku jego istnienia.

2. Metody angażowania interesariuszy i plan komunikacji

Po etapie wstępnej analizy, warto zastanowić się nad metodami angażowania naszych interesariuszy, a następnie ich implementacją. Zapewnienie transparentnego przepływu informacji to jeden z elementów, które są kluczowe dla sukcesu projektu. Stworzenie planu komunikacji i jego implementacja to etap, którego nie można pominąć. W końcu co z tego, że będziemy wiedzieć z kim powinniśmy utrzymywać dobre relacje, jeśli nie będziemy tego realizować?

Metodami, które warto wziąć pod uwagę by zaangażować naszych interesariuszy są:

  • spotkania, zarówno 1:1, jak i grupowe – warto zastanowić się jaki sposób komunikacji preferuje dana jednostka, czy grupa. Często w mniejszym gronie, łatwiej jest dojść do porozumienia czy podjąć decyzję, na temat kierunku, w którym zmierzamy. A z drugiej strony, spotkania w większym gronie są kopalnią pomysłów i wymianą doświadczeń. Zastanów się nad rodzajem spotkań w odniesieniu od celu, który chcesz tym osiągnąć. W obecnej sytuacji mam oczywiście na myśli głównie spotkania w formie wideokonferencji.
  • Nieformalne maile i inna korespondencja, która zawiera dyskusje dotyczące konkretnych tematów, czy np. notatki ze spotkań. W obecnej rzeczywistości to nasza główna metoda komunikacji i warto zadbać o jej odpowiednie wykorzystanie.
  • Formalne metody udostępniania informacji, jak np. intranet – to ważne narzędzia, które pozwalają nam dotrzeć do szerokiego grona osób zaangażowanych w projekt, przy „minimalnym” wysiłku.
  • Repozytoria dokumentacji projektowej i formalne akceptacje, które zatwierdzają kluczowe kwestie. Stanowią one również zapis postępu prac oraz osiągnięcia projektu.

Zidentyfikowanie, które metody przyniosą nam pożądany rezultat i będą odpowiadać naszym interesariuszom, będzie procentować w przyszłości. Dostosowanie komunikacji do naszego odbiorcy jest niejako wyrazem naszej elastyczności, przystosowania do zmiennego środowiska, ale też.. dobrej woli.

Możemy prowadzić komunikację tylko w taki sposób, w jaki nam odpowiada, ale co tym osiągniemy? Często zirytowanie i sprzeciw innych, którzy też chcą być brani pod uwagę. Przecież projekty to praca zespołowa, prawda?

3. Co jeszcze warto zrobić?

  1. Angażuj osoby, które mają odegrać istotną rolę w projekcie już na początkowych jego etapach. Czasami się zastanawiam, dlaczego „biznes” tak bardzo próbuje odizolować swoje działania od zespołów, które będą realizować dane przedsięwzięcie. Bardzo często te osoby mają wiedzę, która w przyszłości ułatwi realizację projektu lub widzi potencjalne braki w obecnej wizji.
  2. Konsultuj angażowanie interesariuszy z innymi działami np. finansowymi czy prawnymi. To może się przydać przy projektach, które wymagają zewnętrznych dostawców. Takie konsultacje pomogą nam uniknąć problemów związanych z rozliczaniem faktur czy podpisywaniem umów w przyszłości.
  3. Zdefiniuj, wraz ze swoimi interesariuszami, potrzeby związane z ilością i częstotliwością przepływu informacji w projekcie. Każda grupa może mieć inne wymagania i warto o nie po prostu zapytać, a nie „wróżyć z fusów”. Nie jesteś tą osobą. Nie wiesz czego ona potrzebuje. Więc idź i zapytaj.
  4. Upewnij się, że jesteście świadomi, jakie korzyści projekt ma przynieść danej grupie czy jednostce. To niezastąpiony argument, który pomoże przekonać Ci kluczowe osoby do wspierania projektu i kontynuowania jego realizacji. I być może – pozwoli uniknąć zawiedzenia czyichś oczekiwań. Nic tak nie boli, jak upadek iluzji 🙂

4. Ostatnią ważną czynnością..

..jest korygowanie naszych działań. Analiza naszego planu i jego dostosowywanie do zmian, które się pojawiają. Bo Twoje postrzeganie informacji na pewno się zmieni.

W relacjach z innymi ciężko o fakty. Nasze zachowania wpływają na innych, czy tego chcemy, czy nie. Poniekąd możemy wybrać, czy inni będą reagować na nas pozytywnie, czy wręcz przeciwnie. Relacje oparte na wzajemnym zaufaniu pozwalają nam skutecznie realizować projekty. Bo mamy sojuszników. A nie armię, z którą musimy walczyć.

Podsumowując

Analiza interesariuszy to ich identyfikacja oraz badanie i dokumentowanie kluczowych informacji dotyczących zainteresowania projektem, zaangażowania, wzajemnych zależności, oddziaływań oraz potencjalnego wpływu na sukces projektu pewnej grupy lub jednostek. Jest to swego rodzaju analiza tego kogo mamy w projekcie, jaki jaki jest jego wpływ, jak bardzo nam sprzyja, bądź jak może nam utrudnić doprowadzanie go do sukcesu.

Dlatego warto zająć się jej przeprowadzeniem. Podsumowanie kroków znajdziecie poniżej 🙂

Cieszę się, że chcesz być Bliżej Projektów 🙂

PS – Jeśli chcesz pobrać szablon do analizy interesariuszy, to zapraszam tutaj. Po zapisaniu się do newslettera otrzymasz hasło do strony 🙂

.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *