Analiza biznesowa w projekcie – rozmowa z Bartkiem Talagą

Poniżej znajdziecie transkrypcję ostatniej części rozmowy z Bartkiem Talagą, który jest Analitykiem Biznesowym. Serdecznie zapraszam do czytania i słuchania!

Intro

Zapraszam Was dzisiaj do kolejnego odcinka. Będziemy kontynuować w nim temat analizy biznesowej. To już ostatnia część rozmowy z Bartkiem Talagą, który na co dzień świadczy usługi dla różnorodnych firm z zakresu analizy biznesowej. Oczywiście nie wykluczam, że Bartek ponownie zagości w moim podcaście, ale myślę, że powinniśmy już przejść do kolejnego tematu. Różnorodność jest bardzo ważna jeśli chodzi o podcasty (a i nie tylko to). Jak już wiecie, Bartek ma już prawie 6 lat doświadczenia w tej dziedzinie i nieustannie się rozwija. Analiza biznesowa jest również jego pasją. Dzisiaj skupimy się na związku analizy biznesowej z projektami. Mam nadzieję, że spodoba Wam się ten odcinek. Żeby nie przedłużać – zapraszam do wysłuchania odcinka.

Nasza rozmowa

Beata

Cześć Bartek! Bardzo miło mi ponownie Cię gościć w moim podcaście.

Bartek

Dziękuję Ci Beata za to trzecie zaproszenie. Mam nadzieję, że ten odcinek dostarczy naszym słuchaczom jeszcze więcej wartości niż dwa poprzednie!

Beata

Na pewno tak będzie. Aby nie zabierać więcej Twojego czasu niż to potrzebne, przejdźmy od razu do pierwszego pytania. Czym dla analityka biznesowego jest projekt?

Bartek

Z mojej perspektywy, projekt to spełnienie określonych potrzeb biznesowych klienta, w ustalonych ramach czasowych, zakresie oraz budżecie.

Dla przykładu, może być to wdrożenie nowego systemu IT, wprowadzenie zmian lub integracja obecnych systemów bądź też stworzenie lub usprawnienie procesów biznesowych w firmie lub organizacji.

Beata

Dzięki Bartek, że wspomniałeś tutaj o magicznym trójkącie projektu, zwanym również trójkątem ograniczeń. Zaliczamy do niego trzy powiązane ze sobą trzy elementy projektu, czyli zakres, czas realizacji oraz budżet. Wszystkie te trzy elementy składają się na czwarty parametr, czyli jakość projektu. Najważniejszą rzeczą o której warto pamiętać w kontekście trójkąt ograniczeń jest powiązanie wymienionych wcześniej trzech elementów. Czyli, zmiana jednego elementu wpływa na dwa pozostałe, a w konsekwencji wpływa na ostatni parametr, czyli jakość produktu. Dla przykładu – zwiększenie budżetu projektu może zwiększyć jego zakres albo obniży czas trwania (realizacji) projektu. Ale to taka mała dygresja 🙂 Przejdźmy do kolejnego pytania. Bartek, na jakich etapach życia projektów uczestniczyłeś w projekcie? Na jakich etapach dołączałeś do projektu?        

Bartek

Zgodnie ze sztuką najlepiej, gdy zaczynam pracę na najważniejszym etapie czyli na samym początku projektu – w momencie zbierania wymagań lub badania potrzeb danego klienta czy organizacji. Choć zdarzało się również, gdy przychodziłem w środku projektu, podczas wytwarzania oprogramowania. A raz zdarzyło się nawet, że zostałem zaangażowany pod sam koniec projektu. Gdy etap wytwarzania dobiegał końca i trzeba było przygotować odpowiednią dokumentację dla zespołu, który miał się zająć utrzymaniem tego systemu.

Beata

Tym ostatnim doświadczeniem mnie zaskoczyłeś. Zatrudnienie analityka na ostatnim etapie życia projektu jest.. ciekawym pomysłem. Ale z drugiej strony wyobrażam sobie, że potrzeba stworzenia dokładnej, rzetelnej dokumentacji mogła wymagać zatrudnienia analityka biznesowego. Ale nie mnie to oceniać. Przejdźmy może do kolejnego pytania, czyli na jakich etapach projektu jesteś obecny? Na jakim etapie masz najwięcej „pracy”? Wiem, ze już poprzednie pytanie trochę o to „zahaczyło”, ale może wejdźmy głębiej w ten temat.

Bartek

Obecny jestem na prawie każdym etapie życia projektu – począwszy od fazy zbierania i definiowania wymagań, poprzez tworzenie historyjek użytkownika dla programistów i testerów. Następnie podczas wytwarzania oprogramowania. Jestem wtedy odpowiedzialny za rozwiewanie wszystkich wątpliwości związanych z tymi historyjkami, jak również uczestniczę później w testach akceptacyjnych u klienta. W międzyczasie zajmuje się też przygotowaniem odpowiedniej dokumentacji technicznej systemu, która jest oddawana po testach u klienta. Więc moja praca zwykle kończy się w momencie przekazania projektu do zespołu zajmującego się jego utrzymaniem. Najwięcej pracy mam oczywiście na etapie zbierania wymagań.

Beata

Bartek, a jaką rolę analiza biznesowa odgrywa w projekcie? Co się dzieje, jeśli w trakcie trwania projektu wymagania się zmieniają? Kto się musi tym zająć? Analityk czy może inna rola?

Bartek

Analiza biznesowa odgrywa zdecydowanie kluczową rolę w projekcie. Bez prawidłowo ustalonych i spisanych wymagań, praktycznie zawsze jesteśmy skazani na porażkę, oczywiście jeśli projekt posiada większy poziom skomplikowania.

Jeśli chodzi o zmieniające się lub tzw. pływające wymagania… jest to bardzo ważny temat i dziękuję Ci, że go poruszyłaś. Ich precyzyjne ustalanie i potwierdzenie z klientem jest jedną z najważniejszych rzeczy w całym projekcie, a na pewno najważniejszą z puntu widzenia analityka biznesowego.

Natomiast często się zdarza, że w trakcie trwania projektu wymagania ulegają zmianie. Naszym zadaniem jako analityka jest przekazanie takiej informacji do kierownika projektu. Musi on wtedy uświadomić klienta o możliwym wpływie zmiany wymagań na czas, zakres lub budżet projektu. Łatwo się domyślić, że przy zmianie jednego z tych 3 parametrów, dwa pozostałe również ulegają zmianie. Dla przykładu – gdy zwiększamy zakres prac, potrzebujemy na to więcej czasu i większy budżet.

Jeśli klient wyraża zgodę, zaczynamy ponownie pracę z wymaganiami i oczywiście pamiętamy, że po wszystkich ustaleniach wymagania spisujemy i przekazujemy do klienta aby je potwierdził. Tu powtórzę jeszcze jedną rzecz z poprzedniego odcinka – coś co nie zostało spisane i wysłane do klienta, nie istnieje.

Beata

To podobnie jak z moim kalendarzem 🙂 Jeśli czegoś nie zapiszę, to.. raczej tego nie zrobię. Po prostu zapominam.. I wiem, że masz podobnie Bartek.

Kolejne pytanie będzie się skupiało na etapach analizy. Czy możemy krótko omówić jak wykonać dobrą analizę? Z jakich etapów się ona składa? Jakie kroki należy podjąć, aby wykonać analizę biznesową?

Bartek

Zaczynamy od tego, że dowiadujemy się, które osoby są osobami decyzyjnymi i sponsorami projektu. Gdyż to one, tak naprawdę, decydują o tym, w którą stronę podąża projekt.

Gdy to mamy, dobrze jest zacząć od poznania dokładnej potrzeby biznesowej, jest to bardzo ważny aspekt, ponieważ gdy to dobrze zrozumiemy potrzebę biznesową to wiemy dokładnie co klient chce osiągnąć.

Na tym etapie dobrze jest ustalić z ludźmi z którymi się współpracuje wspólny słownik – jest on pewnym gwarantem, że dobrze się rozumiemy – wykluczamy wtedy możliwość niezrozumienia pewnych kwestii.

Kolejnym etapem jest określenie wizji i dokładnego zakresu projektu, który zawsze potwierdzam z osobami decyzyjnymi. Czyli – gdzie dokładnie zaczynamy projekt i w jakim momencie to zakańczamy. I jak to wygląda. Zwykle wtedy zadaje pytanie – co ma zostać dokładnie zrobione – oczywiście poddaję to potem weryfikacji.

Gdy to mamy staram dowiedzieć się jakie są wymagania biznesowe i ograniczenia. Również proszę o potwierdzenie tego.

Kolejno przygotowuję szeroko rozumianą specyfikację techniczną lub historyjki użytkownika, które potem służą zespołu developerskiemu do budowy oprogramowania. A testerom do ich dokładnego sprawdzenia. W trakcie wytwarzania i testowania oprogramowania – cały czas jestem. Jestem wtedy odpowiedzialny za wyjaśnianie wszystkich niejasności.

Ostatnim etapem jest to uczestniczenie w testach akceptacyjnych klienta i opracowanie dokumentacji technicznej (jeśli w międzyczasie na wcześniejszych etapach nie została ona sporządzona).

Beata

Powiedz mi proszę, jak dobrze przygotować się do analizy biznesowej? Czy tylko profesjonalny analityk biznesowy może ją wykonać?

Bartek

Poznać dziedzinę i systemy związane z danym projektem. Dla przykładu, gdy jest to wdrożenie systemu CRM lub ERP to dobrze poznać rozwiązania innych firm, gdy jest to integracja systemów dobrze wtedy dobrze poznać, jak działają te systemy, żeby oprócz analizy móc również coś zaproponować klientowi.

Odpowiadając na drugie pytanie czy tylko profesjonalny analityk biznesowy może ją wykonać? – TO ZALEŻY.

Z doświadczenia powiem, że w przypadku integracji warto zaangażować developerów do współpracy – diametralnie przyspiesza to pracę. Na kolejnych etapach może się okazać, że pomoc testerów jest nieoceniona. Powiedziałbym, że jest to taka.. praca zespołowa!

Beata

O! Po raz kolejny słyszę hasło „praca zespołowa”. Nawet nie wiesz jak miło mi to słyszeć. I kontynuując ten temat, powiedz mi proszę, jak wygląda współpraca z kierownikiem projektu czy np. product ownerem? Jaka jest jego rola w analizie biznesowej? Czy w ogóle jest albo powinien być zaangażowany, zarówno PM lub PO?

Bartek

Z mojej perspektywy kierownik projektu zapewnia mi kontakt do odpowiednich osób, z którymi będą prowadził analizę i ewentualnie pomaga w rozwiązaniu konfliktów, jeśli takie zaistnieją.

A jeśli chodzi o product ownera, to dobrze gdyby rzeczywiście znał określony projekt lub produkt i wyznaczał priorytety zadań dla developerów.

Beata

Dzięki Bartek za zdefiniowanie zakresu obowiązków tych dwóch ról i zależności jakie są miedzy Wami!

Wiem, że jesteśmy już dzisiaj trochę zmęczeni [nagranie było w piątek wieczorem – taka dygresja od autorki], więc przejdźmy już do ostatniego pytania. Bartek, jaka jest najważniejsza zasada współpracując z zespołem? I jakie są wyzwania po stronie analityka związane z pracą w zespole?

Bartek

Najważniejsza zasada – nigdy nie zadawaj tego samego pytania kilka razy. Rób notatki i spisuj odpowiedzi. To na pewno ułatwi współpracę z zespołem i poprawi relacje na linii osoba „bardzo” techniczna – analityk.

Największym wyzwaniem dla analityka w kontekście współpracy z zespołem jest odpowiednie przełożenie wymagań klienta – na jak najprostszy, ale jednocześnie zawierające wszystkie ważne elementy historyjki użytkownika, nad którymi będą pracować developerzy i testerzy. Oczywiście nie zapominając o kryteriach ich akceptacji.

Ostatnia rzecz może być kontrowersyjna, ale uważam, że jest bardzo ważna – trzeba się po prostu lubić.

Beata

Zamiast słowa lubić, ja użyłabym słowa: szanować. Ale to taki mały szczegół.

Bartek, dziękuję Ci bardzo za to, że zgodziłeś się ze mną porozmawiać i byłeś z nami przez ostatnie 3 odcinki. Jestem Ci bardzo wdzięczna za to, że byłeś moim pierwszym gościem! I mam nadzieję, że jeszcze kiedyś mnie odwiedzisz. I jeszcze raz – dziękuję Ci bardzo. Do usłyszenia!

Bartek

Ja też Ci Beata dziękuję za możliwość wystąpienia w Twoim podcaście i podzielenia się swoją wiedzą i doświadczeniami z Twoimi słuchaczami.

Drodzy słuchacze, jeśli macie jakieś pytania dotyczące analizy biznesowej lub chcecie pozostać ze mną w kontakcie – piszcie śmiało – bartosz@akademiabiznesuit.pl lub odwiedźcie moją stroną www.akademiabiznesuit.pl

Do usłyszenia!

Zakończenie

Serdecznie dziękuję Wam za wysłuchanie dzisiejszego odcinka. Odcinek był nagrywany zdalnie, więc może nie było idealnie. Mam nadzieję, że mi to wybaczycie 🙂

Namiary na Bartka znajdziecie poniżej.

LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/bartosztalaga/

Mail: bartosz@akademiabiznesuit.pl

Strona internetowa Bartka: https://akademiabiznesuit.pl

Cieszę się, że jesteśmy Bliżej Projektów!

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *